1984 – Villa Barberino e Google Calendar

VILLA BARBERINO SRL — P.IVA e codice fiscale 01997480510.

Contatto per ogni richiesta sulla privacy: info@villabarberino.it.

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO).

1984 si collega a un solo account Google della struttura (info@villabarberino.it). Il collegamento può essere fatto, sincronizzato o rimosso solo dall'utente Master (Proprietà e Direzione), dalla pagina «Calendario» di 1984.

I dipendenti e gli altri utenti non accedono a 1984 con Google e 1984 non accede ai loro account Google.

Permessi richiesti a Google: openid e email (per sapere quale account è collegato) e https://www.googleapis.com/auth/calendar (lettura e scrittura del calendario, necessaria per creare il calendario dedicato e pubblicarvi gli eventi di 1984).

• Indirizzo email dell'account collegato.
• Elenco dei calendari dell'account, usato solo per ritrovare il calendario dedicato «1984 – Villa Barberino».
• Eventi del calendario principale e del calendario dedicato: titolo, data e ora di inizio e di fine, descrizione (primi 500 caratteri), colore, collegamento all'evento in Google e stato (per sapere se è stato annullato). La prima lettura parte dagli eventi dei 30 giorni precedenti; poi vengono lette solo le modifiche, ogni 10 minuti o con «Sincronizza ora».
• Per la sezione Amministrazione «Incidenza costi»: titolo e data degli eventi dei mesi analizzati.

1984 conserva solo i campi elencati. Gli altri dati che Google può includere negli eventi (per esempio partecipanti o allegati) non vengono salvati. 1984 non accede a Gmail, Drive, Contatti o altri servizi Google.

• Se non esiste già, crea nell'account collegato il calendario dedicato «1984 – Villa Barberino».
• Solo in quel calendario crea, aggiorna ed elimina gli eventi generati da 1984, dai 7 giorni precedenti ai 90 giorni successivi:
  • interventi di manutenzione programmati o con scadenza: codice, titolo, priorità, camera o zona e link alla segnalazione in 1984;
  • controlli di manutenzione preventiva: titolo e indicazione se sono stati svolti;
  • assenze e coperture del personale: nome della persona assente, nome di chi la sostituisce e se la copertura è confermata (senza motivi né dati sanitari);
  • eventi inseriti in 1984: titolo, tipo, note, persona indicata e orari.
• Per questi eventi la fonte è 1984: se vengono modificati in Google, alla sincronizzazione successiva tornano come in 1984.
• Gli eventi del calendario principale vengono solo letti: 1984 non li modifica e non li elimina.

1984 non condivide il calendario dedicato con nessuno. Se il calendario viene condiviso, lo decide il titolare dell'account direttamente in Google Calendar.

• Mostrare al personale gli eventi della struttura (per esempio matrimoni ed eventi) nel calendario interno, nel promemoria della giornata in home page e, per il Ristorante, nel cruscotto dei prossimi 4 giorni.
• Segnalare il rischio di pioggia per gli eventi all'aperto.
• Inviare alle 18:00 ai reparti il promemoria degli eventi del giorno dopo, con una notifica interna e, solo se gli amministratori l'hanno attivata, con un'email agli indirizzi interni configurati in 1984.
• Controllo di gestione: collegare i costi agli eventi e contare gli eventi di ogni mese per calcolare l'incidenza dei costi.
• Pubblicare in un calendario Google, consultabile dal telefono, interventi, controlli, coperture ed eventi organizzati in 1984.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare all'organizzazione interna del lavoro (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

• Nel database dell'applicazione 1984, ospitata sull'infrastruttura cloud della piattaforma Emergent: le copie degli eventi letti da Google, i titoli e le date usati per l'incidenza dei costi, l'email dell'account collegato, gli identificativi degli eventi pubblicati e i token di accesso Google, salvati cifrati.
• Nel registro delle operazioni di 1984 restano la data, l'utente e l'account Google di ogni collegamento e scollegamento.
• Le notifiche interne e le eventuali email di promemoria già inviate restano nello storico delle notifiche. Le email passano dal servizio di invio della piattaforma Emergent.
• Gli eventi pubblicati da 1984 si trovano anche in Google Calendar, nel calendario dedicato dell'account collegato.

Non c'è una scadenza automatica. Le copie degli eventi restano finché l'evento esiste in Google e l'account è collegato. Un evento eliminato in Google viene tolto da 1984 alla sincronizzazione successiva.

• Solo gli utenti con un account personale attivo, dopo l'accesso. I permessi sono verificati dal server in base al ruolo.
• Tutti gli utenti collegati vedono i titoli degli eventi Google della giornata in home page e gli eventi nel calendario interno.
• Il Ristorante vede nel proprio cruscotto gli eventi dei prossimi 4 giorni.
• L'Amministrazione e il controllo di gestione vedono gli eventi per collegarvi i costi e calcolarne l'incidenza.
• Solo il Master vede le impostazioni del collegamento e può collegare, sincronizzare o scollegare l'account.

I dati Google non vengono venduti, non sono usati per pubblicità e non vengono inviati a servizi di intelligenza artificiale.

• Da 1984: il Master apre «Calendario» → riquadro «Google Calendar» → Scollega. 1984 revoca l'accesso presso Google e cancella dal proprio database i token, l'email dell'account, le copie degli eventi letti da Google, i titoli usati per l'incidenza dei costi e gli identificativi degli eventi pubblicati.
• Da Google: nell'account collegato aprire myaccount.google.com/permissions e rimuovere l'accesso dell'app. Da quel momento 1984 non legge e non scrive più nel calendario e mostra un avviso. Le copie già presenti in 1984 vengono cancellate quando il Master preme «Scollega» oppure su richiesta.
• Gli eventi già pubblicati restano nel calendario «1984 – Villa Barberino» dentro Google: si eliminano da Google Calendar cancellando quel calendario.

Per chiedere la cancellazione dei dati o per esercitare gli altri diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) scrivi a info@villabarberino.it. Il titolare risponde nei termini previsti dal GDPR.

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

L'uso delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro eventuale trasferimento ad altre applicazioni, da parte di 1984 rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di Utilizzo limitato («Limited Use»).